29. 09. 2022
Možná jste se potkali s různými doporučeními, které pomáhají zlepšit organizaci času. Možná nikoliv. Správný time management však může být v dnešní uspěchané době alfa omega, jak zůstat efektivní dlouhodobě. Jaké metody vám mohou přijít vhod? Přečtěte si k tipy od Modrého ducha…
Marketingové strategie a firemní cíle jsou jedna věc, abychom však každý mohli fungovat, musíme v prvé řadě nejdříve efektivně nakládat s časem a energií.
V dřívějších fázích života nám přijde, že jich máme nekonečně, v dalších pak zjišťujeme, že tomu tak úplně nejspíš nebude. Každý zkrátka máme omezenou kapacitu, se kterou je důležité naučit se pracovat.
Důvodů je hned několik. Správná práce s časem a úkoly přispívá:
Možná otřepaná fráze, ale taky je důležité si říct, proč je tak často opakovaná a zda-li ji opravdu bereme na vědomí. Jedna věc je přečíst si tip, druhá je ho aplikovat.
Kolikrát se během dne podíváte na telefon? Anebo vás vyruší nějaká notifikace nebo příchozí e-mail… Jak často zabřednete „jen tak“ na sociální sítě, které vám ukradnou tolik drahocenný čas?
A přitom každé takové vyrušení ukousne vaši pozornost a trvá řádově několik minut, než se do flow ponoříte zpět. Jistě tušíte, že tříštění pozornosti není moc přínosné a zároveň vás vyčerpává (aniž byste si to museli nutně uvědomovat).
Pokud je vám to povědomé, pak si jednoduše zkuste tyto žrouty času vyřadit ze svého pole pozornosti. Co sejde z očí, lehčeji sejde i z mysli.
První doporučení tedy:
Dále se pak nabízí vyzkoušet…
Poměrně hojně využívaná metoda ve velkých zahraničních firmách a u jejich ředitelů. Základem je práce s kalendářem, kdy si na jednotlivé úkoly stanovíte počáteční a konečný čas. Každý blok nese specifikovaný úkol a má jasnou časovou dotaci, kterou nevěnujete ničemu jinému.
Takto si zkrátka rozvrhnete práci na projektu, vyřizování e-mailů, pauzu na kafe, pauzu na oběd atd. Opravdu na vše, co budete dělat. Vyplatí se si udělat přehled dopředu na celý týden a úkoly, které spolu souvisí, přiřadit k sobě.
Důležité je vědět či dobře odhadnout, jak dlouho vám daný úkol zabere. K tomu vám může posloužit tzv. time audit, kdy si průběžně jednotlivé úkoly měříte, abyste pro příště byli schopni lépe odhadnout časovou náročnost a mohli si vše lépe naplánovat.
Oproti klasickému to-do listování spočívá výhoda v tom, že víte, kdy přesně budete na úkolu na pracovat, a ne pouze, “že ho máte udělat”.
Timebox představuje jasně omezenou časovou dotaci, kterou nepřekročíte. Hodí se to u úkolů, u kterých se obáváte, že by vám mohly sebrat příliš času.
Například, když si chcete uklidit kancelář, vyhradíte si na to 30 minut. Po jejich uplynutí skončíte bez ohledu na to, kolik jste toho stihli.
Toto se hodí zejména pro perfekcionisty, kteří jsou zakletí do neustálého vylepšování a zdokonalování věcí, které už se však v určitou chvíli stává (vzhledem ke strávenému času) neefektivní.
Pokud přístup aplikujete při vymýšlení nějakého řešení, daná časová „urgence“ může zároveň pomoci vaší kreativitě.
Tip: Možná znáte situaci, kdy se naplánovaná půlhodinová schůzka protáhla na dvě hodiny ne příšliš efektivně stráveného času. Zkuste ji příště vymezit na 15 minut, přes které nejede vlak. Uvidíte, zda se nezačnou řešit jen ty důležité věci.
Zdroj: stevenschwenke.de
Slavný přístup, který již řadu let ukazuje, že menší průběžné kroky jsou efektivnější než nárazový velký. V čem tato metoda spočívá? V krátkých, intenzivních přestávkách. Práci si rozložíte do 25minutových bloků, kdy pracujete čistě na daném úkolu. Po 25 minutách si dáte 5 minut pauzu. Takto to opakujete 4×, přičemž poté si dáte pauzu 15–20 minut. Pak opakujete celý cyklus znovu. Jednoduché, funkční.
Zdroj: norberthires.com
Tip: Sedíte v práci celý den u počítače? Přečtěte si, jak si to lze zpestřit.
Samozřejmě myšleno s nadsázkou. „Kdyby vaše práce měla být snězení žáby, udělejte to jako první věc," říká zakladatel metody Mark Twain.
Zkrátka, ty nejtěžší či nejdůležitější úkoly si dejte na začátek dne. Po spánku je naše tělo daleko lépe schopno soustředit se a zvládat náročnější věci. Mozková aktivita je celkově lepší a jsme také ve většině případů kreativnější. Ostatní dle priorit zařaďte na později.
Pokud je pro vás „žába” nepředstavitelná, zkuste na to jít opačně. Den začínejte těmi nejjednoduššími úkoly. Díky tomu, že je budete snáze odbavovat, se budete cítit produktivnější a na těžší úkol budete mít daleko větší motivaci.
Jak být efektivní a dosáhnout firemních cílů?
Známé dle ekonoma Vilfreda Pareta, které spočívá v zaměření se na to důležité. Pravidlo 80/20 říká, že vztah mezi vstupem a výstupem je zřídkakdy vyvážený.
Při použití v praxi to znamená, že produktivní práce se skládá přibližně z 20 % vašeho úsilí a přináší 80 % výsledků. Proto je důležité udělat si dobrou prioritizaci, abyste nevěnovali 80 % úsilí a nezískali jen 20 % výsledků.
Zdroj: youtube.com/zenproductivity
Konfucius řekl: „Všichni máme dva životy, ten druhý začíná v momentě, kdy si uvědomíme, že máme jen jeden.“ Moc filozofické? Možná. Ale tato věta krásně vyzdvihuje důležitost prioritizace jako takové.
Asi nejslavnější od Davida Allena – Get Things Done. Vezměte papír a tužku (případně dostupné to-do listy) a napište si všechno, co máte udělat a nosíte v hlavě. Tím, že to přenesete z hlavy, nebudete na dané věci muset tak intenzivně myslet a pamatovat si je.
Jakmile máte vše sepsáno, uleví se vám a můžete si věci lépe rozložit podle toho, kdy je musíte udělat. Co je urgentnější, to dostane prioritu, co může počkat, odložíte na konkrétní datum. Vždy byste ale měli každé věci dát rovnou patřičnou časovou dotaci. Hotové věci jednoduše škrtnete, což opět zvedá vaše vnímání produktivity.
V jednotlivých krocích:
Zdroj: facilethings.com
Tip: Programujete? Podívejte se, co vám pomůže být více efektivní.
Důležité je hlavně vydržet. Chvilku možná potrvá, než si na nový přístup zvyknete. Časem vám to ale přinese výsledky a budete efektivnější.
Praktický
Inspirující
Zábavný
Nic moc
