17. 12. 2019
Parno v zasedací místnosti. 120 stran grafů, čísel a hodnot. Třetí hodina bez pauzy na oběd a dalších pět prezentujících v pořadí. Odehrává se podobný obrázek u vás ve firmě čtvrtletí co čtvrtletí? Pokud se ztrácíte v záplavě KPI bez vytyčených priorit, je načase pozvat do firmy novou metodu, OKR.
Co jsou to OKR a jak vám mohou být užitečné? Zjednodušeně řečeno, OKR vám pomohou nastavit řád a jasnou prioritu tam, kde KPI selhaly. Jak to funguje se záhy dočtete.
Objectives and Key Results je metoda pro určování a zdárné dosahování cílů. Pomocí OKR definujete hlavní výstupy (cíle) a konkrétní činnosti, kterými jich dosáhnete. Oproti tomu KPI jsou měřící ukazatele, které vám pomohou kontrolovat váš posun směrem k OKR.
Key Performance Indicators (KPI) neboli klíčové ukazatele výkonnosti jsou notoricky známý termín, který se skloňuje snad v každé firmě na zemi. Key Performance Indicators neboli klíčové ukazatele výkonnosti jsou zásadním pomocníkem pro vyhodnocování úspěchu či neúspěchu jakéhokoliv podnikání. S pomocí KPI dokážeme stanovit cíle našeho snažení a následně monitorovat, jak se nám je daří nebo nedaří plnit. Potíž je v tom, že KPI znamenají pro každého něco jiného a jejich definice může být matoucí. Jaký je rozdíl mezi OKR a KPI a proč byste OKR měli začít používat?
První věc, které je potřeba porozumět je, že OKR vás nutí určit si jasné priority. Jinými slovy, separovat zrno od plev. Abyste tak mohli učinit, musíte se naučit říkat kouzelné slůvko „ne“ - a to velmi často.
Tento přístup je bohužel často vzdálený tomu, jak to v organizacích ve skutečnosti funguje. Firmy pořádají měsíční meetingy, při kterých kontrolují stránky plné KPI v sáhodlouhých výčtech. Často je klíčových ukazatelů tolik, že přestávají být klíčové a zaměstnanci ztrácejí přehled o tom, co je skutečně důležité.
Pokud jste zavaleni klíči jako středověký kastelán, je na čase s tím něco udělat. Pokud tedy máte 30 takzvaných KPI, nemáte ve skutečnosti klíčové ukazatele žádné. Soustředění je hlavním motivem OKR. Proto se také maximální počet OKR striktně limituje. Každý tým by měl mít pouze jeden až maximálně pět předmětů úsilí pro vytyčený časový úsek (např. čtvrtletí).
Strategii „pokus-omyl“ už odzvonilo? Modrý duch vám poradí, jak nastavit smysluplné cíle.
Není to o sledování každičkého kroku, který děláte. Namísto toho, firemní OKR obsahují několik zásadních výstupů, na které se společně soustředíte stůj co stůj. Je naprosto nezbytné, aby každý člen týmu přesně věděl, co je cílem a jak toho dosáhnete. Opakujte to na poradách. Nadepište to na flipcharty. Vytetujte to kolegům na čelo. Zkrátka dejte si práci, aby všichni dokázali formulovat smysl kolektivní snahy, i kdybyste je vzbudili ve dvě hodiny ráno.
Perfektní způsob, jak pochopit OKR je přemýšlet o nich stejně jako o vašich cílech v osobním životě. Chcete ušetřit peníze na výlet, trávit více času s rodinou nebo zhubnout? Pak těmto plánům musíte uvolnit čas ve svém harmonogramu. Dobrá OKR vás nutí neustále přehodnocovat činnosti s nízkou prioritou bez přidané hodnoty a postupně je redukovat, automatizovat a outsourcovat, takže se ve výsledku můžete soustředit na to, na co potřebujete.
Distribuce činností je zásadním pomocníkem v této problematice. Některé pracovní pozice budou schopné pracovat více času na OKR než jiné. Například management stráví 80% času na OKR a 20% na rutinních činnostech, zatímco řadoví zaměstnanci mohou být v naprosto opačné pozici a je to tak v pořádku.
OKR slouží jako nástroj pro zlepšení produktivity. Motivují a zastřešují veškeré snažení týmu, jsou dlouhodobé a všezahrnující, stejně jako konkrétní. Pokud všichni členové týmu vědí, kam směřují, mohou k naplnění cílů přispět a neplýtvá se energií na nedůležité úkoly. Vhodně nastavené OKR se skládají ze tří částí: cíle (objectives), klíčové výsledky (key results) a konkrétní kroky (iniciatives). Například:
Jaký je rozdíl oproti KPI? Key Performance Indicators postrádají konkrétní plán akce. Obsahují pouze ultimátní cíl a metriku, pomocí které měříte, jak si vedete. Například:
KPI narozdíl od OKR neuvádějí postup, jakým cíle dosáhnete, pouze reflektují údaje o tom, jestli se posouváte vpřed či nikoliv. Znamená to, že jsou k ničemu? Nikoliv, naopak! OKR vám pouze pomohou sjednat nápravu a podniknout konkrétní kroky tam, kde KPI nestačí, nebo nepřinášejí požadované výsledky.
OKR tedy vyzývají k systematické pozornosti, zároveň ale nenabádají slepě ignorovat všechno kolem. Řekněme, že u jednoho ukazatele máte dlouhodobě stabilní výsledky. OKR by měla pozvednout zajetou linii a přinést výraznější změnu, která ale zároveň bude dlouhodobě udržitelná. Vaším záměrem je změnit chování, systémy, nástroje a procesy tak, abyste zavedli novou stabilní výkonnost. Avšak musíte toho docílit bez toho, aniž byste ztratili výkon ve všech dalších aspektech vašeho podnikání.
Co se stane, pokud ukazatel (KPI), který není zahrnut ve vašich cílech (OKR) začne ztrácet dosavadní výkon? Samozřejmě s tím musíte něco udělat, případně metriku přesunout mezi své priority do té doby, než se stav opět ustálí.
Představte si, že řídíte auto. OKR je destinace, do které jedete. KPI jsou váš palubní systém, který ukazuje spoustu dalších údajů. Pokud jsou jejich hodnoty v normě a kontrolky nic nesignalizují, zpravidla si jich příliš nevšímáte. V momentě, kdy vám začne docházet benzín, přirozeně zpozorníte a musíte na toto konto jednat - co nejrychleji najít čerpací stanici.
Kdy můžete s jistotou říci, že jste uspěli a splnili své OKR? Přesně ve chvíli, kdy se zažijí požadované změny a vzorce chování a žádná OKR již pro danou oblast nepotřebujete. Nadále už vám jen stačí průběžně kontrolovat, zda je vše skutečně implementovalo tak, jak jste si přáli, a váš nově dosažený stav v žádném směru neupadá. A ještě ideálnější je, pokud všichni vaši zaměstnanci chápou firemní “proč" i bez OKR.
Praktický
Inspirující
Zábavný
Nic moc
